Gedoe op de werkvloer… Hoe zorg ik dat mijn team beter functioneert?

"Eigenlijk kan het zo niet langer. Sommige van onze mensen nemen hun verantwoordelijkheid niet. Terwijl ze toch wel begrijpen wat er moet gebeuren? Het lijkt alleen maar te gaan over de onderlinge problemen. Hier gaan onze klanten ook last van krijgen. En straks komt er nog iemand van het team afgebrand thuis te zitten."

Dialoog als basis

De dialoog (en dan vooral luisteren) als basis voor de nodige veranderingsprocessen. Daar koos 'Beter Functioneren' in dit geval voor. Eerst maar eens echt met elkaar in gesprek. Wat is er volgens de betrokkenen nu aan de hand? Vervolgens wordt gezocht naar een manier om het onderlinge contact te verbeteren. En uiteindelijk naar een effectieve samenwerking. Er is echte aandacht nodig voor de betrokkenen en hun eigen mogelijkheid tot oplossen. Hierdoor ontwikkelt die mogelijkheid zich vervolgens razendsnel.

Conflicten worden kansen

Tijdens deze gesprekken kunnen de emoties hoog oplopen. Daardoor weten we zeker dat het gaat over dat wat écht belangrijk voor deze mensen was. Frustraties worden omgezet in daadkracht. Conflicten worden de kansen. Er komt meer ruimte voor samenwerking. Kortom: niet om hete brij heen draaien en doen wat nodig is. Hier zat dit team op te wachten. Want mensen in een dergelijke situatie willen niets liever dan hun problemen oplossen.

Zorgvuldig omgaan met conflicten

Onder begeleiding van Beter Functioneren bogen de betrokkenen de onderlinge conflicten zelf om. Van frustratie naar daadkracht en opbouw. Zorgvuldig omgaan met conflicten. Daarin zit de basis voor verbeterd contact, werkelijke groei en vooruitgang.

Werkzame bestanddelen

Contact, dialoog, aandacht, tijd, vragen stellen en win-win oplossingen op basis van persoonlijke belangen. Een werkwijze met dergelijke elementen creëert een veilige en open atmosfeer. Vervolgens kan er geleerd gaan worden.

Duurzame oplossingen

Eerst contact om ruimte te creëren voor de betrokkenen en eventuele externe begeleiders. Om daarna resultaat gericht te kunnen werken.  Oplossingen die de betrokkenen zelf aandragen zijn de enige duurzame oplossingen.

• 2 bemiddelingsgesprekken tussen de ‘eigenaars’ van het oorspronkelijke conflict
• 2 teamgesprekken met het hele beschikbare team
• 2 dagdelen ‘management by wandering around’. Aanwezig zijn op de werkplek, luisteren, gesprekken aangaan en uitnodigen tot betrokkenheid, verantwoordelijkheid en doorpakken.

Werkzame oplossing

Over een periode van vier weken werd vijf uur in daadwerkelijk onderling contact geïnvesteerd. Zo kwam dit team tot een werkzame oplossing. Dus geen uren aan training, teambuilding, coaching en andere vormen van begeleiding. Volgens 'Beter Functioneren' kun je beter op maat en samen werken aan wat nodig is. Aan wat echt belangrijk is. Alle betrokkenen waren het hier over eens: de gezamenlijke inspanning leidde tot een goed werkbare situatie.

De rol van 'Beter Functioneren'

'Beter Functioneren' kan complexe begeleidingsprocessen aangaan, geeft ze vorm en inhoud. Door zelf contact aan te gaan. Door mensen te helpen de dagelijkse doordenderende gang van zaken te doorbreken. Door gewoon even stil te durven staan. Samen op weg om barrières te slechten, waardoor er ruimte kan ontstaan. Door een katalysator te zijn in dergelijke processen in een team.

Ruimte creëren

Met dialoog en andere gespreksvormen maken wij ruimte. Ruimte voor de verhalen, emoties, wensen en belangen van de betrokkenen. Zo ontstaat er ruimte voor co-creatie en het creëren van een nieuwe werkelijkheid. Onder onze begeleiding kunnen mensen steeds zekerder worden in de dialoog. Soms ook los van de resultaten of gestelde doelen. Juist daardoor durven ze verder te gaan en grote stappen met elkaar te zetten.

Tijd en ruimte nemen

Door goed te luisteren en de tijd te nemen, kun je geleidelijk een werkbare situatie creëeren . Zo komt er zicht op echte oplossingen. En dat terwijl juist véél professionals zeggen steeds meer in minder tijd te moeten. ‘Druk, druk, druk, dus het moet wél ergens over gaan. Het moet wel nut hebben’. Om hiervan los te komen is toch echt tijd en ruimte nodig. Uiteindelijk kan daardoor sneller en efficiënter gewerkt worden aan de broodnodige oplossingen en resultaten. Dit levert volgens ons een goede basis op voor hernieuwd plezier en zinnige samenwerking.

Zinvol en plezierig werken

De leden van dit specifieke team hadden ruimte nodig om verantwoordelijkheid te nemen voor het oplossen van hun eigen conflicten. Met die ruimte konden ze zich vervolgens positief inzetten na een tijd van krampachtige frustratie. De vragen: ‘waar doen we dit eigenlijk allemaal voor?’ en ‘wat bindt ons?’ bleken goud waard. Dit team werkte tot een tijd geleden namelijk met veel plezier voor en met de kinderen in hun groepen. Daar wilden ze graag naar terug. Als team, zinvol en met plezier aan het werk.

Vertrouwen in betrokkenen

Onderzoek en ervaring leren ons dat oplossingen van buitenaf per definitie minder zeggingskracht hebben. Degene die het probleem heeft, weet zelf het beste wat er wel kan werken. De kracht ligt dan ook in het begeleiden van de betrokkenen. 

Beter Functioneren stimuleert en faciliteert mensen in het aanpakken van hun eigen probleem. Dit lukt door aandachtig, open, eerlijk en doortastend te zijn. En vooral door ons dienstbaar op te stellen tegenover de ontwikkeling van het team.

Werken met gevoel voor de realiteit

Steeds vaker ervaren mensen in een keurslijf van protocollen, resultaten en het gevoel 'te moeten’ te zitten. Hierdoor leveren ze nauwelijks nog een waardevolle bijdrage aan de bloei van hun team of organisatie. Daarom zijn vragen als: ‘waar doen we het voor?’ en ‘wat bindt ons eigenlijk?’ van wezenlijk belang. Hierbij heeft het geen enkele zin om de betrokkenen te overtuigen. Wat wel werkt, is werken met gevoel voor realiteit. Zo ontstaat er langzaam een sfeer van bereidwilligheid en nieuwsgierigheid. En dat alleen maar door goed te luisteren, te informeren en eventueel afspraken te maken en te plannen. En soms gewoon door aanwezig te zijn. Niet bang om af en toe te struikelen en vervolgens weer op te staan en wijzer te zijn.